Combien de temps dois-je conserver les documents professionnels ? C'est une qestion que trop peu de personnes se posent ou en sous-estiment les impacts.

Voyons plus en détail quelles sont les règles à respecter.

Pourquoi faut-il avoir la réponse à cette question ?

Une entreprise, tout au long de sa carrière, va brasser et générer énormément de papiers. 

Cela est tout à fait normal, car une entreprise est en relation avec une grande diversité de personnes : ses clients, fournisseurs et salariés, l'Etat, les organismes sociaux, les banques, etc... La liste est vraiment longue.

Et chacune de ses relations se matérialise par un document papier.

Et cela prend de la place. Cela signifie que s'il faut conserver des documents pendant plusieurs années, voir pendant plusieurs dizaines d'années, il faut savoir où les ranger !

Vous devez donc réserver un local spécifique à l'archivage de vos documents. Et plus votre entreprise est grande, plus il vous faudra de la place. Cela peut aller d'une simple armoire à une pièce de plusieurs dizaines de m².

Alors que faut-il faire de tous ces documents ? Les jeter ou les conserver ? Si je dois les conserver, pendant combien de temps et surtout pourquoi ?

Pourquoi faut-il conserver ses documents professionnels ?

Les archives sont utiles pour les entreprises. Elles doivent pouvoir disposer en permanence des informations utiles à son activité pour assurer une gestion efficace au quotidien.

Quels que soient les services dans votre entreprise, tout le monde est concerné par la nécessité de reprendre d'anciens documents, et cela très rapidement.

Les archives sont des preuves : elles servent à faciliter nos démarches administratives et constituent les preuves des droits et des obligations de chacun.

Les documents sont donc utiles pour prouver ses droits, préparer sa retraite, faire jouer une garantie, ou servir de preuve en cas de litige.

On voit donc que l'aspect juridique prédomine !

Voyons maintenant les durées de conservation en fonction de la nature des documents :

Les documents et pièces comptables

La règle est très simple : les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Les documents civils et commerciaux

Etant une pièce justificative de la comptabilité, les factures clients et fournisseurs, les contrats conclus (même par voie électronique), bons de commande ou de livraisons doivent être conservés 10 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.

Les documents bancaires, contrats et conventions dans le cadre d'une relation commerciale doivent être conservés pendant 5 ans.

Les documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'Administration fiscale doivent être conservés pendant 6 ans.

Sont donc concernés les documents liés à l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les déclarations des résultats des entreprises, les impôts locaux, la Contribution Foncière des Entreprises (CFE), la Contribution sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE), la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), etc.

Les documents juridiques

Les statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association doivent être conservés tout au long de la vie de l'entreprise + 5 ans après sa fin de vie (suite à une radiation).

Il en est de même pour l'ensemble des registres associés, tels que les registres de mouvements de titres, procès-verbaux des Assemblées générales et des conseils d'administration.

Même si les rapports du conseil d'administration, les feuilles de présence aux assemblées et les rapports du Commissaire aux comptes doivent être conservés pendant 3 ans, je ne peux que vous encourager à les conserver tout au long de la vie de votre entreprise.

Les documents sociaux

Les bulletins de paie conservés par l'employeur (double papier ou en format électronique), registre unique du personnel, contrats de travail, soldes de tout compte, calculs divers (primes, indemnités, salaires), déclaration d'accident du travail doivent être conservés pendant 5 ans.

Les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur salaires doivent être conservés pendant 3 ans. Etant des justificatifs de la comptabilité, je vous encourage à les conserver 10 ans.

Quelles sanctions en cas de non conservation des documents ?

La non-conservation des documents vous fera subir une double peine :

- à la fois une sanction liée au fait que vous ne pouvez pas justifier des opérations lors d'un contrôle (fiscal et social) : vous subirez alors un redressement

- une amende pour le fait que vous ne pouvez pas produire de documents.

Par exemple, dans le cadre des documents fiscaux, l'article 1734 du Code général des impôts prévoit qu'une amende de 10.000€ est applicable "en cas d'absence de tenue de documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits"

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